Kontrola realizacji przez gminy zadań z zakresu spraw obywatelskich Data Friday, 18 May - 15:52:12 Temat: Wyniki kontroli NIK W kwietniu 2005r. na stronach internetowych NIK w dziale "Wyniki kontroli" została opublikowana "Informacja o wynikach kontroli realizacji przez gminy zadań z zakresu spraw obywatelskich" (Nr ewid. 15/2005). Kontrola została przeprowadzona z inicjatywy NIK. Badaniami kontrolnymi objęto lata 2002 – 2003. Kontrolę przeprowadzono w 55 gminach, z których większość (37) to gminy małe z liczbą ludności poniżej 10 tysięcy mieszkańców (w tym 35 to gminy wiejskie). Kontrola została przeprowadzona z punktu widzenia kryteriów: legalności, gospodarności i rzetelności. Izba negatywnie oceniła realizację przez większość objętych kontrolą gmin zadań z zakresu spraw obywatelskich. Stwierdzone nieprawidłowości były skutkiem nierzetelności działania organów samorządowych oraz nieprzestrzegania przepisów prawa. Najwięcej nieprawidłowości w zakresie objętym kontrolą zostało stwierdzonych w małych, wiejskich gminach. 1. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia i aktualizacji stałego rejestru wyborców, stwierdzone w większości gmin objętych kontrolą (63,6%), wskazują na nierzetelny sposób prowadzenia stałego rejestru wyborców, co - w ocenie NIK - mogło utrudniać prawidłowe sporządzenie spisów wyborców, sprawne przeprowadzenie wyborów oraz mogło wpływać na rzetelność informacji o liczbie wyborców, przekazywanych przez gminy Państwowej Komisji Wyborczej. * W wielu gminach (43,6% objętych kontrolą) stały rejestr wyborców prowadzony w formie informatycznej zawierał wyłącznie dane wyborców zameldowanych na stałe i nie uwzględniał informacji zawartych na kartach dodatkowych rejestru – zielonych (założonych na podstawie decyzji o wpisaniu obywatela do rejestru na jego wniosek) i różowych (tj. założonych dla wyborców pozbawionych prawa wybierania oraz wpisanych do rejestru pod innym adresem niż adres zameldowania na pobyt stały). * W części objętych kontrolą gmin (20%) rejestr wyborców prowadzono w formie kartoteki, przy czym zbiór ten traktowano jako tożsamy ze zbiorem ewidencja ludności. Izba negatywnie oceniła taki sposób prowadzenia rejestru wyborców. W zbiorze znajdowały się indywidualne karty osobowe wszystkich mieszkańców zameldowanych na pobyt stały na obszarze gminy, w tym również tych, którzy nie posiadali praw wyborczych. Zakres danych na tych kartach był znacznie szerszy od wymaganych przepisami w zakresie prowadzenia rejestru wyborców. * W l. 2002 - 2003 (w 64,4% kontrolowanych gmin), przed wydaniem przez wójta decyzji w sprawie wpisu do rejestru wyborców osób na ich wniosek, nie podejmowano żadnych czynności mających na celu weryfikację danych, zgłoszonych we wnioskach o wpis do rejestru. Pomimo braku określenia w przepisach prawa wyborczego obowiązku weryfikacji danych zawartych we wnioskach, obowiązek taki dla organów gmin wydających decyzje w tym zakresie, wynika z art. 7 kpa. Zgodnie bowiem z tym przepisem organy gmin zobowiązane są do podejmowania wszelkich niezbędnych kroków w celu ustalenia stanu faktycznego. Przeprowadzona po wyborach samorządowych w 2002 r., aktualizacja rejestru wyborców wykazała, że do rejestru zostały wpisane również osoby nieuprawnione. Skutkiem tego osoby nieuprawnione mogły skorzystać z czynnego prawa wyborczego a ich głosy mogły mieć wpływ na wyniki wyborów samorządowych. 2. Wykorzystywane w gminach do prowadzenia ewidencji ludności programy komputerowe (w 56,4% objętych kontrolą) nie zapewniają zgodności danych gromadzonych w ewidencji z danymi wymaganymi ustawą o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Tylko w nielicznych gminach (25%) okazano ważne świadectwo homologacji, wydane przez MSWiA, na zastosowany program. Również prowadzona w ogólnokrajowym systemie informatycznym ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych (we wszystkich gminach) nie zawierała wszystkich danych wymaganych przywołaną ustawą. * Brak spójności pomiędzy przepisami ustawy o ewidencji ludności a przepisami rozporządzenia MSWiA w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności spowodował, że większość gmin (87% kontrolowanych) prowadziło ewidencję ludności zarówno w systemie informatycznym jak i kartotecznym. Ustawa zobowiązuje gminy do prowadzenia ewidencji w systemie informatycznym zaś rozporządzenie nakłada na każdą gminę, bez względu na to w jakim systemie prowadzi ewidencję ludności, obowiązek przekazywania danych do innych gmin w formie indywidualnej karty osobowej mieszkańca (KOM), będącej podstawowym elementem ewidencji prowadzonej w systemie kartotecznym. * Ustalono, że 12,3% łącznej liczby dowodów osobistych zostało wydanych w objętych kontrolą gminach w terminie powyżej 30 dni. Opóźnienia spowodowane były przede wszystkim częstymi awariami teleinformatycznego systemu wydawania i obsługi dowodów osobistych. Ponadto stwierdzono, że 6 gmin od 2001 r. nie zostało włączone do tego systemu i nie posiadało łączności elektronicznej z MSWiA. Ministerstwo przekazało tym gminom sprzęt z oprogramowaniem w 2000 r. Z różnych powodów (brak zasięgu sieci GSM w 2001 r. lub kompletu urządzeń) nie podjęto do zakończenia kontroli NIK (31.11.2004 r.) działań w celu włączenia tych gmin do systemu zarówno przez MSWiA jak i gminy. 3. Nieprawidłowości w zakresie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków stwierdzono w zdecydowanej większości objętych kontrolą gmin (93,4%). Dotyczyły one przede wszystkim ograniczenia przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków do godzin pracy urzędu, kwalifikowaniu pism będących w swej treści skargami i wnioskami do korespondencji bieżącej, skutkiem czego nie uruchamiano postępowania właściwego dla załatwienia skargi lub wniosku. W nielicznych przypadkach, w wiejskich gminach stosowano „zwyczajowe” procedury postępowania w sprawach przyjęć obywateli, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez nich zgłaszanych, nie stosując w tym zakresie przepisów powszechnie obowiązujących. 4. Nieprawidłowości w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego oraz terminów wydawania aktów stanu cywilnego stwierdzono w 41,5% objętych kontrolą gmin Były one - w ocenie NIK – wynikiem braku staranności i rzetelności w wykonywaniu obowiązków przez pracowników urzędów stanu cywilnego. Ponadto brak spójności pomiędzy przepisami ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (w zakresie danych osobowych zamieszczonych w skróconych aktach urodzenia, będących podstawą do sporządzania aktów małżeństw) utrudniał prawidłowe sporządzanie aktów małżeństw. W większości gmin (69,7%) księgi stanu cywilnego przechowywano w pomieszczeniach biurowych ogólnodostępnych, bez właściwych zabezpieczeń, z naruszeniem wymogów określonych w przepisach prawa. 5. W większości objętych kontrolą gmin (76,4%) nie wywiązano się z obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, tj. nie zastosowano środków technicznych i organizacyjnych, które w pełni zapewniałyby ochronę przetwarzanych danych osobowych, zabezpieczały je przed dostępem osób nieupoważnionych, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Do przetwarzania danych w systemach informatycznych, dopuszczono pracowników bez zapoznania ich z obwiązującymi w tym zakresie przepisami, nie opracowano i nie realizowano programów szkoleń pracowników, nie określono obszaru, w którym przetwarzano dane osobowe. Mimo, że zdecydowana większość zbiorów danych osobowych została zgłoszona do GIODO do rejestracji, to ustalono, że dane w zgłoszeniach były niezgodne ze stanem faktycznym. Było to wynikiem nieprzekazywania przez gminy każdej zmiany informacji dotyczącej zbiorów. Niepodejmowanie przez organy wykonawcze większości objętych kontrolą gmin działań w celu zgodnego z prawem wywiązywania się z obowiązków wobec mieszkańców wspólnoty samorządowej w zakresie spraw obywatelskich nie mogą świadczyć wyłącznie o braku środków na realizację tych zadań (jak wyjaśniano), ale przede wszystkim, zdaniem NIK, świadczą o lekceważeniu przepisów prawa oraz o braku poszanowania praw obywateli. Informacja pochodzi z serwisu internetowego Najwyższej Izby Kontroli http://www.nik.gov.pl Ten artykuł pochodzi od: Regionalne Izby Obrachunkowe https://archiwum.rio.gov.pl/ Adres WWW tego artykułu to: https://archiwum.rio.gov.pl/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1212