Część II
Sprawozdania z działalności RIO
i wykonania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego w 2001 roku
4.5. Kontrola gospodarki finansowej zakładów opieki zdrowotnej
4.5.1. Organizacja i kontrola wewnętrzna
4.5.3. Operacje pieniężne i rozrachunki
4.5.4. Plan finansowy i jego realizacja
W ubiegłym roku 6 regionalnych izb obrachunkowych przeprowadziło 26 kontroli zakładów opieki zdrowotnej. Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie skontrolowała 13 wojewódzkich zakładów opieki zdrowotnej, a pozostałe izby od 1 do 4 ZOZ. Tematyką kontroli objęto organizację jednostek i kontrolę wewnętrzną, rachunkowość, operacje pieniężne i rozrachunki, wykonanie planu finansowego i zasady udzielania zamówień publicznych.
W czasie kontroli stwierdzono nieprawidłowości mające znaczenie dla gospodarki finansowej ZOZ, m. in. w zakresie prowadzenia rachunkowości, zarządzania kosztami, rozporządzania majątkiem, rozliczeń z kasą chorych i z kontrahentami, udzielania zamówień publicznych i zamówień na wykonywanie świadczeń zdrowotnych oraz prowadzenia i rozliczania inwestycji. Informacja o wynikach kontroli sporządzona została na podstawie wystąpień pokontrolnych skierowanych do dyrektorów kontrolowanych jednostek i przekazanych do wiadomości organom prowadzącym. O nieprawidłowościach, które wskazują na możliwość popełnienia przestępstwa zawiadomiono w trzech przypadkach właściwą prokuraturę; przygotowywane są zawiadomienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych o stwierdzonych naruszeniach dyscypliny finansów publicznych.
4.5.1. Organizacja i kontrola wewnętrzna
W niektórych jednostkach nie ustalano regulaminu porządkowego określającego organizację i porządek procesu udzielania świadczeń zdrowotnych bądź nie określano w nim organizacji i zadań poszczególnych jednostek organizacyjnych zakładu, w tym zakresów czynności pracowników oraz warunków współdziałania między tymi jednostkami, warunków współdziałania z innymi zakładami opieki zdrowotnej w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia
pacjentów i ciągłości postępowania oraz praw i obowiązków pacjenta. Regulamin taki jest jednym z narzędzi zarządzania kosztami.W wielu jednostkach dyrektorzy nie określili szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych oraz zasad wstępnej oceny celowości i gospodarności wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań. W jednej z kontrolowanych jednostek, wskutek niestosowania żadnych środków kontroli wewnętrznej, stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań, r
egulowania zobowiązań pomimo braku dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, a także dwukrotnego regulowania tych samych zobowiązań, co spowodowało - tylko w przypadku 6 kontrahentów objętych kontrolą, na 121 z którymi jednostka współpracowała w 2000 roku, powstanie nadpłaty zobowiązań ogółem w wysokości 12 738 zł, w stosunku do których do dnia kontroli nie zostały podjęte żadne działania w celu ich rozliczenia lub zwrotu. W innej jednostce nie wprowadzono do stosowania szczegółowych unormowań w zakresie wewnętrznej struktury organizacyjnej i zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych, nie opracowano też uregulowań związanych z obiegiem dokumentacji finansowo - księgowej w jednostce, wskutek czego nie można było niejednokrotnie ustalić pracowników odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań, a obieg dokumentacji odbywał się "w sposób przyjęty zwyczajowo". Brak prawidłowo opracowanych regulacji wewnętrznych oraz brak właściwego nadzoru nad wykonywaniem przydzielonych poszczególnym pracownikom obowiązków przyczynił się do zaistnienia licznych nieprawidłowości wyszczególnionych we wnioskach pokontrolnych. Nieprawidłowa organizacja pracy skutkowała m.in. zawieraniem z pracownikami dwóch lub więcej umów o pracę lub zleceniem własnym pracownikom, na podstawie umów cywilno-prawnych, wykonywania czynności objętych zakresem ich obowiązków (w jednej z jednostek koszty z tego tytułu wyniosły ponad 86 tys. zł). Skutkiem nieprawidłowej organizacji pracy było również nienaliczenie i nieegzekwowanie odsetek za zwłokę od podmiotów nieterminowo regulujących zobowiązania wobec jednostki. Nie kierowano również spraw na drogę postępowania sądowego, pomimo bezskutecznego upływu terminów płatności zakreślanych w kierowanych do dłużników wezwaniach do zapłaty. W jednej z jednostek nie wyegzekwowano należności za sprzedanie usługi w kwocie ponad 94 tys. zł.W jednym z kontrolowanych szpitali wdrażany program restrukturyzacji szpitala został opracowany bez przeprowadzenia wstępnych analiz umożliwiających prawidłowe określenie celów, jakie jednostka zamierza osiągnąć w wyniku restrukturyzacji oraz bez właściwie zaplanowanych działań, które należy podjąć aby osiągnąć zamierzone efekty. Nie obliczono przewidywanego efektu ekonomicznego zaplan
owanych przedsięwzięć restrukturyzacyjnych, nie określono także przewidywanych terminów realizacji poszczególnych zadań. Podjęcie w takich warunkach określonych działań rodziło uzasadnione ryzyko, iż nie zostaną uzyskane efekty ekonomiczne wpływające na poprawę sytuacji finansowej szpitala.Ponadto kontrola wykazała, że brak było nadzoru nad zużyciem materiałów wydawanych z magazynu na poszczególne oddziały i komórki szpitala. Nie rozliczano materiałów budowlanych wydanych do remontów przeprowadzanych na terenie szpitala, w wyniku czego dopuszczono do sytuacji, w której na oddziale ginekologii wydano do remontu więcej o 190 m
2 glazury i o 68 m2 grysu niż ułożono, o łącznej wartości 6 452,20 zł.Stwierdzono sprzedaż urządzeń pralniczych o wartości księgowej 42 082,85 zł, jako części zamienne z pominięciem trybu przetargowego, na kwotę 12 200 zł.
Wystąpiły przypadki nieustalania w przepisach wewnętrznych zasad ewidencjonowania przychodu i rozchodu przechowywanych w jednostce leków i odczynników oraz rozliczania
osób odpowiedzialnych za ich przechowywanie.Kontrola stwierdziła stosowanie nieaktualnych i niekompletnych przepisów wewnętrznych w zakresie rachunku kosztów, w związku z niezweryfikowaniem ustalonych ośrodków kosztów po zmianach, które następowały w strukturze organizacyjnej jednostki oraz niesporządzenie wykazu procedur medycznych dla poszczególnych ośrodków kosztów.
Nie wyodrębniono miejsc powstawania kosztów i zakresu działalności zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki i nie sporządzono wykazu procedur medycznych wykonywanych w poszczególnych ośrodkach kosztów działalności podstawowej. Dla procedur medycznych nie sporządzono ilościowego zestawienia zasobów zużywanych podczas ich wykonywania, z podziałem na użyte materiały i czas pracy personelu
biorącego udział w stosowaniu procedury.Stwierdzono również nieustalenie przez kierownika jednostki szczegółowego wykazu ośrodków kosztów, grupujących wyodrębniony zakres działalności, oraz nieprowadzenie ewidencji kosztów według ośrodków kosztów w układzi
e podmiotowo-przedmiotowym.Prawidłowo prowadzony rachunek kosztów jest niezbędny do obliczania jednostkowego kosztu własnego sprzedaży nośnika kosztów (osobodzień opieki, pacjent, procedura medyczna) oraz kosztu własnego sprzedaży świadczenia zdrowotnego. Ponadto stanowi on podstawę do podejmowania decyzji zarządczych.
W wielu jednostkach stwierdzono niekompletne opracowanie lub nieaktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez nieokreślenie zasad księgowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów oraz zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej bądź nieprzestrzeganie wprowadzonych zasad. Naruszano podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych: sprawdzalności i bieżącego, rzetelnego i bezbłędnego ich prowadzenia. Nieprawidłowości dotyczyły m.in. dokonywania zapisów w księgach rachunkowych niepotwierdzanych dowodami księgowymi, nienumerowania dowodów lub nadawania im powtarzających się numerów.
W niektórych jednostkach nie zostały ustalone wykazy ośrodków kosztów działalności podstawowej, pomocniczej i zarządu, albo pominięte zostały niektóre komórki organizacyjne powstawania kosztów, nie ustalono wykazu procedur medycznych oraz nie określono kosztów ich wytworzenia.
W jednej z jednostek ustalono, że programy komputerowe, za pomocą których prowadzona była w roku 2001 ewidencja księgowa, nie zostały w całości wdrożone i nie zostały dopuszczone przez dyrektora szpitala do stosowania. Niezakończenie wdrażania programów stwarzało między innymi możliwość modyfikowania dokonywanych zapisów, co naruszało jedną z podstawowych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Za okres sześciu miesięcy roku 2001 księgi rachunkowe (te same urządzenia księgowe) prowadzone były przy użyciu dwóch niezależnie funkcjonujących programów, bez wskazania, którego z nich zbiory danych stanowią obowiązujące księgi rachunkowe. Stwierdzono przy tym istotne rozbieżności pomiędzy danymi za te same okresy, uzyskanymi z obu stosowanych programów. Rachunkowość szpitala nie spełniała zatem swojego podstawowego zadania, tj. rzetelnego, czyli wiernego i odpowiadającego faktom odzwierciedlenia rzeczywistości, zarówno w księgach rachunkowych jak i w sprawozdawczości, co mogło prowadzić do nieprawidłowej oceny sytuacji majątkowej i finansowej szpitala, a także nie dostarczała wiarygodnych danych do podejmowania decyzji zarządczych.
Stwierdzono wykazywanie aktywów i pasywów niezgodnie ze stanem księgowym, nieprawidłowe ustalanie wyniku finansowego wskutek nieprawidłowych księgowań (w jednej z jednostek zawyżono wynik o ponad 100 tys. zł, a w innej zawyżono fundusz założycielski o kwotę ponad 197 tys. zł) W niektórych jednostkach nie weryfikowano od kilku lat realnej wartości należności i zobowiązań.
Nieprawidłowe korygowanie własnych wewnętrznych dowodów księgowych oraz niesporządzanie wydruków - prowadzonego w systemie komputerowym rejestru sprzedaży, spowodowało w jednej z jednostek różnicę - między przychodami własnymi, wykazanymi w rejestrach sprzedaży prowadzonych przy użyciu dwóch różnych programów - w kwocie ponad 1 266 tys. zł; w jednym z programów nie można było usunąć anulowanych rachunków, drugi nie był zabezpieczony przed wprowadzeniem modyfikacji.
Przeprowadzone kontrole wykazały również:
wypłaty wynagrodzenia umownego pomimo niewykonania lub niekompletnego wykonania przedmiotu umowy,
szereg przypadków zaniżenia wysokości kosztów m. in. wskutek nieprawidłowego ustalenia podatku od nieruchomości (w jednej z jednostek zaniżono tę kwotę o 268 tys. zł),
nierzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych.
4.5.3. Operacje pieniężne i rozrachunki
W niektórych jednostkach w oddziałach szpitala pobierano od pacjentów wpłaty gotówkowe, pomimo braku stosownych uregulowań wewnętrznych określających m. in. zasady i osoby upoważnione do ich pobierania oraz terminy rozliczania pobranej gotówki.
Stwierdzono dokonywanie niedokumentowanych wypłat gotówki z kasy albo dokonywanie ich na podstawie dowodów nie sprawdzanych lub nie zatwierdzanych do wypłaty na dowodach rozchodowych kwoty wypłaconej gotówki, a także przypadki nieprzeprowadzania albo niedokumentowania faktu przeprowadzania i wyników inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie i druków ścisłego zarachowania.
W 11 jednostkach stwierdzono znaczny wzrost stanu zobowiązań wymagalnych, co skutkowało płaceniem odsetek za zwłokę (w 5 jednostkach w kwotach od 131 tys. do 706 tys. zł). Nie zawsze było to wynikiem złej kondycji finansowej szpitala; w jednym przypadku udowodniono, że sprzedaż przez dostawców ich wierzytelności - a w konsekwencji konieczności zapłacenia odsetek za zwłokę - była efektem celowego działania dyrektora szpitala.
ostki. Działania te umożliwiły realizowanie dostaw leków niemal wyłącznie przez spółkę "A", w której dyrektor szpitala posiadał udziały. Naraziły one ponadto szpital na stratę co najmniej w wysokości 147 048,30 zł. z tytułu odsetek za zwłokę naliczonych przez nabywcę wierzytelności spółki "Cefarm". W październiku 2000 r., kiedy spółka "A" na podstawie umów zawartych dnia 1 września 2000 r., rozpoczęła dostawy leków, wstrzymane zostały wszystkie płatności dla największego dostawcy leków dla szpitala - spółki "Cefarm". W wyniku braku płatności spółka "Cefarm" wycofała się ze wszystkich dostaw i - wobec braku woli porozumienia ze strony dyrektora co do spłaty zobowiązań w kwocie 576 772 zł - sprzedała wszystkie swoje wierzytelności. Nabywca wierzytelności naliczył Szpitalowi odsetki w kwocie 147 048,30 zł. W tym samym czasie zobowiązania wobec spółki "A" z tytułu dostaw leków realizowane były regularnie, z niewielkimi opóźnieniami. Podobnie zablokowane zostały płatności dla innych firm dostarczających leki dla szpitala - spółki "U" oraz hurtowni "P" - co spowodowało, że wycofały się one z wszelkich dostaw. Tym samym spółka "A" przejęła wszystkie dostawy realizowane wcześniej przez wymienionych dostawców. Działania te doprowadziły ponadto do utraty przez Szpital wiarygodności u głównych hurtowych dostawców leków, co skutkuje obecnie tym, że organizowane przez szpital przetargi na dostawy leków są unieważniane z powodu braku wymaganej liczby ofert.W wyniku kontroli zakupów leków przez Szpital, ujawniono działania podejmowane przez dyrektora, na szkodę kierowanej przez siebie jedn
W 5 jednostkach stwierdzono nieprzeprowadzanie inwentaryzacji należności i zobowiązań albo niedokumentowanie faktu inwentaryzacji rozrachunków.
W niektórych jednostkach nie egzekwowano należności z tytułu sprzedaży usług medycznych, najmu i dzierżawy (w jednej z jednostek na kwotę 715 tys. zł) oraz nie naliczano odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat. W jednej z jednostek zaniechano ustalania i pobierania opłat od osób zajmujących pokoje hotelowe należące do szpitala. Stwierdzono również przypadki nierozliczania na koniec roku udzielanych zaliczek gotówkowych jak też ud
zielanie następnych zaliczek pomimo nierozliczenia wcześniej udzielonych.W jednej z jednostek stwierdzono wykazywanie w ewidencji należności i zobowiązań niepotwierdzanych dowodami źródłowymi, dokonywanie wzajemnego kompensowania należności i zobowiązań różnych podmiotów, dwukrotne regulowanie tych samych zobowiązań wobec kontrahentów oraz płacenie za nieistniejące zobowiązania. W innej jednostce nie ujmowano w ewidencji wszystkich zobowiązań. W kolumnie transportu sanitarnego dostarczano odbiorcy paliwo,
pomimo nieregulowania przez niego należności za wcześniejsze dostawy.W SPZOZ stwierdzono nieprawidłowe rozliczanie - przez regionalną kasą chorych - należności za zaopatrzenie osób ubezpieczonych w przedmioty ortopedyczne i środki lecznicze.
erdziła, że 24 stycznia 2000 r. przychodnia zawarła z regionalną kasą chorych umowę w sprawie zasad zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne, środki pomocnicze i lecznicze środki techniczne w ramach powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego oraz refundacji za wymienione świadczenia. Zgodnie z § 8 ust. 2 umowy "Kasa chorych ustala limit cen przedmiotów ortopedycznych, środków pomocniczych i leczniczych środków technicznych o takim samym zastosowaniu, ale różnych cenach - w zakresie którego finansuje to świadczenie", zaś w ust. 1 tego paragrafu określono iż, "kasa chorych dokonuje refundacji kosztów zakupu środków wydanych na podstawie zleceń lekarza...". W umowie nie określono, co należy rozumieć przez "koszty zakupu środków".Kontrola stwi
Następnie w § 9 ust. 2 umowy określono, że zapłata należności dokonywana będzie na podstawie rachunku przedstawionego przez przychodnię wraz ze sprawozdaniem ze zrealizowanych świadczeń w układzie załącznika do umowy. Jednak - jak wynika z ustaleń kontroli - rozliczeń wg tego załącznika nie
dokonywano. Przyjęto system rozliczeń, którego nie określono w umowie. Refundacji dokonywano w oparciu o przedstawione przez przychodnię zestawienie do wysokości tzw. kosztu rzeczywistego (który także nie został zdefiniowany) - jeżeli wartość danego przedmiotu czy środka ujęta w rozliczeniu była niższa od wielkości ustalonego limitu, a w wysokości limitu - jeżeli wartość ta była wyższa od tego limitu.Strony przyjęły więc sposób rozliczenia inny niż wynikało z zawartej umowy. Przy czym przychodnia uznała, że "koszt rzeczywisty" to cena jaką płacono dostawcy przedmiotów czy środków, ale bez zastosowanych, w różnych wysokościach, opustów cenowych.
Kontrola ustaliła, że faktycznie przedmioty i środki zakupywane były po niższych cenach; różnicę pomiędzy ceną wykazaną w rachunkach a rzeczywistą ceną zakupu kontrahenci zwracali Przychodni w odrębnie dokumentowanym rozliczeniu.
Jak twierdzi kierownictwo przychodni, regionalna kasa chorych wiedziała, że środki te kupowano po niższych cenach, a także, że podobne praktyki stosowane są przez inne publiczne oraz niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej i tolerowane przez regionalną kasę chorych. Zdaniem regionalnej izby obrachunkowej sposób i zasady rozliczenia z kasą chorych usług zdrowotnych świadczonych przez ZOZ winny
być precyzyjnie określone w umowach zawartych między stronami, do czego zobowiązują przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Brak tych zasad należy ocenić negatywnie i uznać, że winę za zaistniałą sytuację ponoszą obie strony umowy.Ponadto przychodnia przedstawiła izbie pismo (wyjaśnienie) Departamentu Ubezpieczeń Zdrowotnych Ministerstwa Zdrowia - z dnia 26 września 2000 r. Nr RS-023-2357/00/F/WZ, gdzie stwierdza się, że "limit jest ceną należną świadczeniodawcy zgodnie z regułami systemu ubezpieczenia... . Ubezpieczonego,
podobnie jak kasę, "nie interesuje" w tym przypadku rzeczywisty koszt poniesiony przez świadczeniodawcę".Jak wyżej wskazano, zasady wynikające z tego pisma nie stanowiły podstawy do dokonywanych rozliczeń, jednak taka interpretacja przepisów art. 47 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym może być źródłem nadużyć i związanej z tym korupcji, np. ZOZ może się odpowiednio "porozumieć" z dostawcą co do sposobu wystawiania dokumentów zakupu i wzajemnych rozliczeń.
4.5.4. Plan finansowy i jego realizacja
W jednym ze szpitali stwierdzono niesporządzenie planu finansowego, a w kilku innych niedokonywanie odpowiednich zmian planów w ciągu roku, pomimo iż faktycznym zmianom ulegała zarówno wielkość osiągniętych przychodów jak i ponoszonych kosztów. Plany i ich zmiany nie były opiniowane przez radę szpitala. Oznacza to, że w prowadzeniu gospodarki finansowej tych jednostek, a w szczególności w zarządzaniu kosztami, nie stosowano podstawowego instrumentu jakim - stosownie do przepisu art. 53 ust. 3 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej - jest właśnie plan finansowy, który powinien być ustalany oraz bieżąco aktualizowany przez dyrektora szpitala, z zachowaniem w tym zakresie rady kompetencji społecznej szpitala. Odpowiedni sposób planowania kosztów zarówno według kryterium rodzajowego, jak i kosztów wyodrębnionych dla poszczególnych komórek organizacyjnych szpitala (ośrodków powstawania kosztów), pozwala na prawidłowe zarządzanie kosztami, a w szczególności monitorowanie procesów powodujących powstanie kosztów, analizę ewentualnych odchyleń oraz podejmowanie działań zmierzających do ich redukcji.
Stwierdzono również nieprawidłowe sporządzanie planów polegające na nieujmowaniu niektórych przewidywanych przychodów i kosztów.
W wyniku kontroli stwierdzono przypadki nieuzasadnionego wypłacania lekarzom i pielęgniarkom dodatkowego wynagrodzenia za usługi ponadstandardowe wykonywane w czasie objętym umową o pracę oraz zlecanie innym pracownikom - za odrębnym wynagrodzeniem - czynności objętych przyjętymi przez nich zakresami obowiązków (poniesione koszty w jednej z jednostek przekroczyły 86 tys. zł).
Ustalono przypadki wypłaty wynagrodzeń za pracę niepotwierdzone żadnym dokumentem ich wykonania, albo z naruszeniem postanowień zawartych w tym zakresie umów. W jednej z jednostek bezzasadnie zobowiązano lekarzy "do nieodpłatnego pełnienia dyżurów medycznych pod telefonem". Stwierdzono również wypłacanie wynagrodzenia, w tym z tytułu zadań premiowych, z naruszeniem obowiązującego regulaminu albo bez przyjętego regulaminu wynagradzania pracowników.
Prowadzone kontrole wykazały nieprawidłowe ustalenie i wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i innych świadczeń obliczanych na tych samych zasadach, oraz wypłacanie nagród jubileuszowych pomimo nieokreślenia szczegółowych zasad ustalania okresów uprawniających do tych nagród oraz zasad ich obliczania i wypłacania bądź wypłacania tych zobowiązań z naruszeniem ustalonych zasad.
Stwierdzono bezzasadne wypłacenie odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia pracownikom laboratorium, zwolnionym w trybie porozumienia stron, na kwotę 32 tys. zł. W innej jednostce bezzasadnie wydawano (nie były przewidziane w zakładowym układzie pracy) bezpłatne posiłki (śniadania, obiady i kolacje) lekarzom dyżurującym, personelowi kuchni i salowym. Na r
achunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie odprowadzono należności naliczonej w kwocie ponad 277 tys. zł.W jednej z jednostek przez okres trzech lat bezpodstawnie istniał fundusz reprezentacyjny. W kosztach zakładów opieki zdrowotnej powinny być ujmowane wyłącznie koszty związane z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia, a wiec ponoszone zgodnie z celem utworzenia i utrzymywania zakładu opieki zdrowotnej.
Kontrole stwierdzały nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych, w tym nieprawidłowe lub nieuzasadnione wypłacanie ryczałtu na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych; w jednym przypadku stwierdzono wypłacanie ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu do pracy.
W zakresie gospodarki składnikami majątkowymi stwierdzono nieprawidłowe i niekompletne, albo niejednoznaczne i niespójne określenie w przepisach wewnętrznych obowiązujących zasad postępowania oraz brak powiązania pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną prowadzoną dla środków trwałych i materiałów, oraz st
osowanie w praktyce innej metody ewidencji składników majątkowych niż przyjęta w zakładowym planie kont. Stwierdzono przypadki niezgodności stanu środków trwałych wykazywanych w księgach inwentarzowych ze stanem wykazanym na odpowiednich kontach ewidencji księgowej, oraz wydawanie materiałów z magazynu bez sporządzania odpowiednich dokumentów i pokwitowania osób, które je odebrały.Dokonywano odpisów amortyzacyjnych bez planu amortyzacji, zawyżano lub zaniżano odpis amortyzacyjny przez stosowanie niewłaściwych stawek, albo ustalano je przez osobę nieuprawnioną.
Niektóre jednostki nie zachowywały wymaganych terminów przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych i materiałów, nie obejmowały spisem wszystkich składników majątkowych, nie wyjaśniały i nie rozliczały stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, bądź nie ujmowały wyników tego rozliczania w ewidencji księgowej.
W jednej z jednostek sprzedano 74 samochody w trybie bezprzetargowym i bez wymaganej zgody zarządu województwa; nie było ustalonych zasad wyceny samochodów przeznaczonych do sprzedaży.
Szpitale miejskie bezpodstawnie otrzymywały z budżetu miasta dotacje na spłatę różnych zobowiązań wynikających ze zrealizowanych dostaw (kwoty: 644 tys. zł, 278 tys. zł). Stwierdzono również przypadki przyjmowania darowizny sprzętu medycznego bez uzyskania albo przed uzyskaniem zgody zarządu województwa i wykorzystywania dotacji na wypłatę świadczeń w związku z restrukturyzacją zatrudnienia, niezgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie dotacji (kwota ponad 41 ty
s. zł).Umowy najmu i dzierżawy nieruchomości szpitala zawierano bez uzyskania zgody zarządu województwa, z naruszeniem ustalonych zasad (na czas nieokreślony), wybierając oferty nienajkorzystniejsze (zaniżając w ten sposób dochód szpitala) lub zawierając umowy bez potwierdzenia ich na piśmie, albo z osobami nieuprawnionymi do reprezentowania uczestników przetargu.
Stwierdzono udzielanie zamówień na świadczenia zdrowotne bez przeprowadzania konkursu ofert, a ponadto udzielanie zamówień nieuprawnionym podmiotom lub podmiotom niespełniającym wymaganych warunków lokalowych i warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych, prowadzenie w tym trybie postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę sprzętu medycznego, przy której należało stosować przepisy ustawy o za
mówieniach publicznych.Kierownicy niektórych jednostek nie ustalili wysokości opłat za świadczenia zdrowotne udzielane osobom nieuprawnionym do refundacji tych świadczeń ze środków publicznych, lub ustalili te opłaty w nieprawidłowy sposób.
Stwierdzono ponadto przypadki niedokonywania aktualizacji stanu leków wydawanych przez szpital, nieewidencjonowania leków zleconych do wydania pacjentom, niepotwierdzania przez lekarzy zleceń wydania narkotyków w "książce kontroli środków odurzających i psychotropowych", nieustalenia zasad rozliczania kosztów usług medycznych przez poszczególne ośrodki usługowe, nieustalenia zasad zaprowiantowania pacjentów i ewidencji wydawania posiłków umożliwiających dokonanie rozliczenia stołówki z wydanych posiłków.
W wielu kontrolowanych jednostkach stwierdzano niestosowanie lub naruszanie obowiązujących zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, co miało niejednokrotnie wpływ na wynik postępowania. Stwierdzono również poważne nieprawidłowości przy rozliczaniu zawartych umów.
W 13 przypadkach przy zamówieniach o wartości od 120 tys. zł do ok. 400 tys. zł stwierdzono niestosowanie ustawy o zamówieniach publicznych bądź nieuzasadnione udzielanie zamówienia z wolnej ręki (zakup węgla, oleju opałowego, usług budowlanych, demontażu kotłowni szpitalnej i izolacji rurociągów pod budynkiem szpitala, usług wyżywienia i sprzątania, zakup wyposażenia laparoskopu i lastroskopu, zlecenia wykonania mebli i oprogramowania komputerowego).
W 3 przypadkach stwierdzono nieuzasadnione zastosowanie uproszczonego trybu postępowania, jakim są negocjacje z zachowaniem konkurencji.
W 16 przypadkach stwierdzono brak albo niewłaściwe podanie istotnych informacji w zaproszeniu do postępowania poprzez:
niedokładne określenie przedmiotu zamówienia, co skutkowało złożeniem niejednolitych ofert i brakiem możliwości prawidłowego ich porównania,
ograniczenie dostawy ambulansów reanimacyjnych typu "R" do jednej marki pojazdu, i niedopuszczenie możliwości składania ofert równoważnych,
nieumieszczenie informacji o terminie realizacji zamówienia i warunkach wymaganych od wykonawców lub nieżądanie dokumentów potwierdzających ich spełnienie,
niewezwanie oferentów do złożenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania,
nieżądanie - wymaganego przepisami - zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy.
W 9 przypadkach nie opisano przyjętych kryteriów (poza ceną) oceny ofert albo nie ustalono sposobu ich zbilansowania, co uniemożliwiło obiektywny wybór najkorzystniejszej oferty; członkowie komisji przetargowej dokonali wyboru oceniając oferty według własnego uznania. W 4 przypadkach skutkowało to nieuzasadnionym wyborem droższej oferty (w dwóch przypadkach ustalono, że były to kwoty: 23 000 zł i 32 000 zł).
W 7 przypadkach nie odrzucano ofert, które nie spełniały wymaganych warunków lub nie zawierały wszystkich wymaganych warunków, bądź nie zawierały wszystkich wymaganych specyfikacją dokumentów; w jednym przypadku bezzasadnie odrzucono ofertę spełniającą wszystkie wymagania.
Ustalono przypadki: nieunieważnienia postępowania w sytuacji, gdy wpłynęły dwie oferty, z których jedna podlegała odrzuceniu, przedwczesnego zwracania wadium lub niezwracania wadium pomimo znacznego upływu czasu od zakończenia postępowania i zawarcia umowy, niesporządzenia kosztorysu inwestorskiego niezbędnego do ustalenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane lub nieustalenia szacunkowej wartości innych zamówień, prowadzenia negocjacji ceny pomiędzy zamawiającym a oferentem w trybie innym niż zamówienie z wolnej ręki, niezłożenia przez członków komisji przetargowej oświadczeń o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania.
Ponadto kontrola wykazała:
zaniżenie wartości szacunkowej zamówienia na wykonywanie usług żywnościowych i pralniczych, a także nieuzasadnione dokonanie podziału zamówienia na dostawę leków w celu niestosowania procedur postępowania określonych ustawą o zamówieniach publicznych,
prowadzenie postępowania przetargowego na modernizację kotłowni i sieci centralnego ogrzewania bez dokumentacji budowlanej oraz przypadki nieprowadzenia wymaganej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia lub sporządzenia dokumentacji potwierdzającej prowadzenie postępowania już po zawarciu umowy (w 2 przypadkach),
niezachowanie formy pisemnej umowy, zawarcie umowy na czas nieoznaczony, zawarcie umowy na warunkach niezgodnych ze specyfikacją i z naruszeniem interesu zamawiającego poprzez wprowadzenie postanowienia o możliwości zmiany lub ustalenie dłuższego okresu obowiązywania umowy,
przypadki podwyższenia wysokości wynagrodzenia wykonawcy albo nieuzasadnionego przedłużenia terminu wykonania umowy, z naruszeniem zakazu dokonywania niekorzystnej dla zamawiającego zmiany postanowień zawartej umowy.
Stwierdzono podpisanie aneksu podwyższającego wynagrodzenie (o prawie 13 tys. zł) za uzupełnienie armatury kotłowni. Z ustaleń kontroli wynikało, że urządzenia te wchodziły w zakres dostawy objętej umową podstawową. Stwierdzono ponadto bezzasadne wypłacenie wykonawcy należności w kwocie 25 tys. zł za wykonanie rozruchu technologicznego kotłowni. W toku kontroli ustalono, że wykonanie rozruchu technologicznego uwzględnione było w zamówieniu na modernizacje kotłowni i objęte wynagrodzeniem umownym za wykonanie tego zadania.
Stwierdzono dokonywanie zapłaty za dostarczane środki farmaceutyczne i materiały medyczne po cenach wyższych od cen umownych, dostawę ambulansów na koszt zamawiającego - niezgodnie z umową, nieterminowe regulowanie zobowiązań (pomimo, że na rachunku bankowym były środki finansowe), co mogło skutkować zapłatą odsetek za zwłokę, nienaliczanie i nieegzekwowanie kar umownych za nieterminową dostawę ambulansów.
Dokonano zakupu usług polegających na sporządzaniu i dostarczaniu posiłków dla pacjentów szpitala wg zawyżonych cen, wskutek sprzecznego z postanowieniami umowy dwukrotnego w ciągu danego roku waloryzowania ceny jednostkowej usługi, w wyniku czego wypłacono usługodawcy nienależnie wynagrodzenie 83 832,74 zł (netto), w okresie od 10.09.00 r. do 11.04.0
1 r.Wykonawcy modernizacji kotłowni wypłacono wynagrodzenie umowne, mimo, iż nie wykonał wszystkich robót objętych zawartą z nim umową.
a w protokole odbioru, iż kotłownia została zmodernizowana zgodnie z projektem technicznym. Ponadto wykonawcy temu bezpodstawnie zapłacono kwotę ponad 242 tys. zł za demontaż i wymianę płyt kanałowych przykrywających kanał ciepłowniczy pomimo niewykonania tych robót. Nadpłacano również kwotę ponad 18 tys. zł w wyniku niesprawdzenia nieprawidłowo sporządzonego przez wykonawcę sieci kosztorysu dotyczącego wyceny uruchomienia sieci oraz kwotę ponad 68 tys. zł z powodu niesprawdzenia rzeczowego zakresu robót przyjętego do wyceny w kosztorysie sporządzonym przez wykonawcę wymiany rurociągów ciepłowniczych. Wypłacono w pełnej wysokości należność (kwota 5 000 zł) osobie sprawdzającej wykonanie sieci ciepłowniczej pod względem zgodności z dokumentacją budowlaną i przepisami prawa budowlanego, mimo iż nie wywiązał się on z warunków zawartej z nim umowy o dzieło.Roboty niewykonane, tj. wymiana okien, okratowanie okien, wymiana rur spustowych oraz docieplenie ścian uwzględnione były zarówno w projekcie technicznym, jak i w kosztorysie ofertowym, stanowiącym podstawę do ustalenia w umowie wysokości wynagrodzenia; wartość tych robót wynosi 33 741,54 zł. Chociaż ww. roboty nie zostały wykonane - komisja odbierająca roboty stwierdził
W większości kontrolowanych jednostek stwierdzano radykalne pogarszanie się sytuacji finansowej, polegające na powiększaniu zobowiązań. W 11 przypadkach na 26 kontroli znacznie wzrosły zobowiązania wymagalne, co skutkowało płaceniem odsetek. Najczęściej nie towarzyszyły temu działania ograniczające to zjawisko przez próby właściwego uregulowania gospodarki finansowej, korzystanie z odpowiednich i
Brak regulaminów organizacyjnych, aktualnych planów finansowych, procedur kontroli wydatków oraz zasad wstępnej oceny celowości i gospodarności wydatków, panujący w niektórych jednostkach bałagan organizacyjny, brak skutecznego nadzoru nad majątkiem i nieprawidłowe zarządzanie nim, niestworzenie warunków do prawidłowego prowadzenia rachunku kosztów, niewłaściw
Obraz
gospodarki finansowej zakładów opieki zdrowotnej wyłaniający się z dotychczas
przeprowadzonych kontroli, wskazuje na pilną konieczność wprowadzenia
skutecznych instrumentów kontroli wewnętrznej oraz przeprowadzenia w szerszym
zakresie kontroli zewnętrznych przez
regionalne izby obrachunkowe, według jednolitego programu kontroli.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•